CROSS-FUNCTIONAL OPERATIONS & ERP TASK DISPATCH CENTER
Trang này giúp 6 vai trò của Smart Tech CTC biết rõ việc cần làm, cổng duyệt phải qua và đầu ra cần bàn giao. Presales/AE và FDE hiện là vai trò kiêm nhiệm; chỉ mở rộng nhân sự khi đạt mốc doanh thu đã đặt.
⚠️ ĐỌC TRƯỚC KHI CHẤM KPI — hạn ngạch chia 2 giai đoạn, KHÔNG áp 100 leads/ngày từ ngày 1:
Hôm nay — Wave-1: gửi tay 17 outreach ACTIVE (10 PATH_A + 7 PATH_B) theo nhịp 3–5/ngày. Không gửi 1 hồ sơ HOLD và 4 hồ sơ FLAG DỪNG. Nguồn là danh mục 94 lead đã có, chưa cần làm giàu dữ liệu tự động.
Giai đoạn mở rộng — CHƯA mở: hạn ngạch ≥100/ngày chỉ có hiệu lực khi đủ cả 3 điều kiện: ① có Serper key $50; ② đã chốt người đứng tên gửi và mở account bot; ③ đã gửi xong 17 outreach Wave-1 và có ảnh chụp hộp thư gửi đi.
Trần cứng không được vượt dù ở giai đoạn nào: InMail chỉ có 50 credit/tháng và LinkedIn là 100% người thao tác tay — phần 40 chạm LinkedIn/ngày ở Giai đoạn 2 phải là connect/comment thủ công, tuyệt đối không phải InMail và không phải tool tự động gửi.
00 · Hệ Sinh Thái Công Cụ Sẵn Có Trên ERP Smart Tech CTC
Nhân sự thuộc bất kỳ bộ phận nào đều có thể truy cập nhanh vào công cụ làm việc tương ứng chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.
Quản lý danh sách nhiệm vụ hàng ngày, phân công theo nhân sự (Nam, Linh, Tùng, Minh), theo dõi checklist con và hạn chót (Due Date).
Tự động tra cứu LinkedIn profile bằng SearXNG (⚠️ đã kết luận ngõ cụt — chờ Serper key $50), chấm điểm tự động, lưu SQLite `ledger.db` chống trùng và push thẳng sang HubSpot.
Theo dõi từng deal qua 7 tầng phễu chuyển đổi chuẩn Tab 01: Target Account → Multi-thread Contact → Outbound Action → Phản hồi tích cực → Discovery Call → Hợp đồng trả phí (Bootcamp/Pilot) → Retainer Pod.
Tạo báo giá gói Retainer ($8k–$25k theo gói — chuẩn Gói 1 $12k–$22k), Bootcamp 5 ngày ($1.5k–$3k) và Paid Pilot ($2k–$5k). Hỗ trợ tính năng Chia sẻ báo giá cho nhiều nhân sự cùng duyệt trước khi gửi khách.
Hệ thống bot tự động nhắc việc quá hạn, cảnh báo deal nguội và hỗ trợ trả lời kỹ thuật qua AI Gateway trung tâm. Cũng là nơi đội 4 Grok Bot đẩy hàng đợi duyệt: 🤖 CTC Master brief 08:00 / 18:00 · 17:30 chốt số touch thật · duyệt ✅ / ✏️ / ❌ theo cơ chế fail-closed (xem mục 00.5).
Môi trường demo sản phẩm thực tế (Tiny Experiments Companion App) và AI Studio để dev nhanh POC trong 24h.
00.5 · Việc Nào Bot Dọn Sẵn · Việc Nào Chờ “Minh OK”
Nguyên tắc: bot chỉ chuẩn bị nháp; người duyệt và tự bấm gửi. Gateway grokbot-gateway không có chức năng gửi hoặc đăng. Khi bot được bật, hồ sơ và nháp lần chạm sẽ đi vào hàng đợi chờ cổng duyệt. Xem luồng tổng tại Tab 10 và trạng thái kết nối tại Tab 11.
| Bot (nền tảng Grok) | Dọn sẵn cho ai | Bot làm gì trước khi bạn vào ca | Phần người VẪN phải làm |
|---|---|---|---|
| 🟡 CTC Master AI Chief of Staff | Toàn team Ban GĐ | Brief 08:00 / 18:00 qua Telegram (dẫn đầu bằng con số TRƯỢT), quét task [GROK] trên ERP, đề xuất phân tuyến A/B, đối soát sổ cái cuối ngày. | Đọc brief đầu ca; chốt Tuyến A/B; cập nhật 7 tầng phễu CRM trước 17:30. |
| 🟣 CTC Scout Data Intelligence | 💼 Sales / SDR ⚡ Presales | 02:00 hằng đêm: cào tín hiệu ATS (Ashby/Greenhouse/Lever), bóc tách stack, dựng dossier có URL trích dẫn, chấm điểm ICP 0–100 để xếp ưu tiên, dedup qua ledger.db. | 08:30 verify tay cặp tên–chức danh 2 nguồn độc lập; tự tìm CTO/VP Eng ngoài danh mục (chỉ 2/94 có sẵn). |
| 🔵 CTC Social Technical Trust Kit | 📣 Marketing 💼 Sales / SDR | 06:00 T2/4/6: nháp bài IMC theo lịch Tab 07, nháp kịch bản Loom 1:1, factsheet 1 trang và nháp 5 chạm cá nhân hoá từ dossier. | Sửa giọng, quay Loom mặt thật, và tự tay bấm đăng / bấm gửi — bot không đăng, không gửi. |
| 🟢 CTC Sales Outbound SDR Engine | 💼 Sales / SDR 🚀 FDE | Giữ nhịp Playbook 5 chạm, nhắc chạm quá hạn, soạn kịch bản Pivot-to-Bootcamp khi lead không đủ ngân sách Pod. | Bấm gửi từng chạm; quyết hạ phễu sang Bootcamp. Chỉ mở sau Gate W8: ≥2 hợp đồng trả phí ≥$8k |
5 cổng HITL “Minh OK” — đầu ra của bot nằm trong hàng đợi duyệt Telegram (✅ / ✏️ sửa / ❌ loại), fail-closed: quá hạn duyệt thì tự huỷ, không có chuyện “im lặng là đồng ý”. Chưa qua cổng thì việc phía sau KHÔNG được đi tiếp.
| Cổng duyệt | Anh Minh duyệt cái gì | Vai trò bị chặn nếu chưa duyệt |
|---|---|---|
1 Minh OK Scout | Dossier account do CTC Scout dựng — hồ sơ rỗng/không đủ tín hiệu bị gắn FLAG DỪNG. | 💼 Sales / SDR (chưa được đưa account vào wave) |
2 Minh OK Route | Phân tuyến PATH_A (Pod) hay PATH_B (Bootcamp) theo tín hiệu ATS; duyệt xong mới mở việc cho Social/Sales. | 📣 Marketing · 💼 Sales / SDR |
3 Minh OK Asset | Kịch bản Loom 1:1 và Factsheet 1 trang trước khi sản xuất/gửi. | 📣 Marketing · ⚡ Presales / AE |
4 Minh OK Touch | Từng chạm một trong nhịp 5 chạm (InMail, email, comment) — duyệt rồi người mới bấm gửi. | 💼 Sales / SDR |
5 Minh OK Pivot | Quyết định hạ phễu từ Pod xuống Bootcamp/Paid Pilot cho account cụ thể. | ⚡ Presales / AE · 🚀 FDE |
⚠️ LinkedIn là 100% người: InMail, connect và comment do người thao tác tay — mọi tool tự động gửi trên LinkedIn đều dẫn tới suspend account. 1 HOLD (Securonix) và 4 hồ sơ FLAG DỪNG cấm gửi dù bot đã soạn sẵn nháp.
01 · Sơ đồ Vận hành Phối hợp Đa Phòng Ban
Từ lúc Marketing phát tín hiệu nội dung, Sales outbound, Presales chủ trì Discovery & Fit Check, FDE cắm chốt Bootcamp 5 ngày, Dev delivery cho đến CSKH tiếp quản bảo mật và giữ chân đối tác.
02 · Trung Tâm Giao Việc & Checklist Nhiệm Vụ 6 Vai Trò
Đảm nhận lịch 28 bài viết phễu 3 tầng, video Loom 90s và landing page ngành.
Hôm nay: gửi tay 3–5 outreach/ngày từ 17 hồ sơ Wave-1 ACTIVE. Giai đoạn mở rộng: nhịp 50 sáng + 50 chiều bên dưới chỉ bật sau khi có Serper key $50 và hoàn tất 17 outreach; trước đó không chấm KPI theo mốc 100/ngày.
SDR bán cuộc hẹn — Presales bán phương án. Gác cổng FDE: chỉ kéo FDE vào khi BANT ≥75đ (Hot SQL). Tuyển chuyên trách sau $30k MRR.
FDE là chi phí bán hàng (S&M), không phải delivery — chỉ vào việc khi đã thu phí. Trần cứng: ≤2 Bootcamp/tháng (không song song) · ≤10 FDE-ngày/tháng. Cầu vượt trần (Tab 10 mở tới 5 suất thăng hạng/tháng, mục tiêu ≥3 hợp đồng) → XẾP HÀNG ĐỢI, TUYỆT ĐỐI KHÔNG PHÁ TRẦN: hồ sơ Bootcamp thứ 3 trở đi trong tháng vào hàng đợi FIFO, xếp lại ưu tiên theo (1) đã thu phí 100% trước · (2) Tier A trước B/C · (3) BANT cao hơn. Presales phải báo ngày D1 thật cho khách TRƯỚC khi ký SOW — không hứa lịch chưa có slot, không thu phí khi chưa khoá được slot. Chỉ anh Minh (CSMO) được đổi thứ tự hàng đợi hoặc duyệt ngoại lệ (tối đa 1 Bootcamp/tháng, và phải trả bằng cách hoãn 1 hồ sơ đang xếp trước). Khách không chờ được → hạ sang Paid Pilot Sprint (Dev chạy, không tốn FDE-ngày) hoặc dời sang tháng sau.
Đảm bảo SLA phản hồi, hồ sơ bảo mật DPA/HIPAA và giữ mối quan hệ lâu dài.
Chủ trì kỹ thuật cuộc gọi 30m, duy trì uptime demo và kỷ luật SonarQube Gate A.
03 · Ma Trận Phối Hợp & Điểm Hợp Lưu RACI (6 Vai Trò)
R = Responsible (Thực hiện chính) · A = Accountable (Chịu trách nhiệm cuối) · C = Consulted (Tư vấn chuyên môn) · I = Informed (Nhận thông tin).
| Giai Đoạn Phễu / Hoạt Động | 📣 Marketing | 💼 Sales (SDR) | ⚡ Presales / AE | 🚀 FDE | 🛠️ Dev & Architect | 🤝 CSKH / Success | Công Cụ ERP Phục Vụ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. Sourcing & Demand Generation 28 Bài IMC + Enrich 94 Leads | R (Thực hiện) | A (Chịu trách nhiệm 94 lead) | I (Nắm SQL sắp về) | — | C (Cung cấp tech insight) | I (Nắm danh mục target) | linkedin.smarttechctc.io · ERP /tasks |
| 2. Outbound 5 Chạm & Video Loom Batch 50 sáng + 50 chiều | C (Cung cấp template) | R / A (GĐ1: 3–5/ngày · GĐ2: 100/ngày) | C (Battlecard + Chạm 4.5 Bootcamp) | — | I (Sẵn sàng hỗ trợ demo) | I (Theo dõi replies nóng) | Tab 03 Playbook · Cal.com 30min |
| 3. Discovery Call 30m & Scoping Live Demo Repo + BANT | I (Lấy feedback bổ sung) | R (Đặt lịch — dừng ở đây) | R / A (Chủ trì call · BANT · Fit Check) | C (Ước lượng scope kỹ thuật) | R (Demo live repo) | C (Chuẩn bị hồ sơ pháp lý) | Tab 09 Account Playbook · ERP /pricing |
| 4. Post-Call → Bootcamp/Pilot & Ký SOW Recap · Bootcamp $1.5k–$3k / Pilot $2k–$5k · DPA | I (Ghi nhận deal nóng) | I (Theo dõi pipeline) | R / A (Sở hữu SOW ≤48h · chịu trách nhiệm scope) | R (Bootcamp D1–D5 Path B · Prototype + ROI) | R (Soạn spec kỹ thuật) | R (Gửi Recap + DPA ký) | ERP /pricing (Multi-share) · ERP /crm |
| 5. Kickoff Sprint & Khấu Trừ Retainer Overlap 3–5h, CI/CD, Scale Pod | R (Sản xuất Case Study) | C (Mở rộng quy mô Pod) | C (Upsell gói tiếp theo) | C (Bàn giao context cho Pod · đóng gói Accelerator) | R / A (Deliver sprint code) | R (Onboarding & Referral) | ERP /tasks · Slack Shared Channel |
03.5 · Kế Hoạch & Workflow 2 Vị Trí Mũi Giáo: ⚡ Presales/AE & 🚀 FDE
Nguyên tắc tài chính: cả 2 vị trí là kiêm nhiệm, 0 đồng ngân sách mới (Presales = SDR#1 lên vai AE · FDE = Solution Architect nội bộ). FDE là chi phí bán hàng (S&M), không phải delivery (COGS) — nhầm hai loại này là cách nhanh nhất đốt Dev nội bộ vào demo không ai trả tiền. Tuyển chuyên trách: Presales sau ≥2 Retainer (~$30k MRR), FDE sau Retainer thứ 3.
KPI: Call→Deal ≥25% (ngưỡng FAIL; mục tiêu phễu 3/8 = 37,5%) · SOW ≤48h = 100% · % objection trả lời đúng SLA · 0 deal chết vì không follow-up
KPI: Bootcamp giao đúng 5 ngày (on-time, đếm được) · Số Accelerator sinh ra (đếm repo) · Time-to-first-prototype (giờ) · ≤20% quỹ thời gian Dev nội bộ cho presales
| Nhóm động cơ | Vai trò | KPI | Lưu ý đo lường |
|---|---|---|---|
| 🗡️ MŨI GIÁO Presales + FDE / Bootcamp | ⚡ Presales · 🚀 FDE | POC-to-Contract Win Rate (mục tiêu tham chiếu >60%) · Số Bootcamp giao đúng 5 ngày · Số Accelerator tái sử dụng được tạo ra | Mẫu quý đầu <10 deal → đếm số tuyệt đối, không dùng tỷ lệ % làm KPI thưởng phạt (sai số 1 deal = nhảy 25 điểm %). Hiệu chỉnh ngưỡng sau Gate W8. |
| 🛡️ THÂN GIÁO Pod / Retainer hiện có | 🛠️ Dev Pod · 🤝 CSKH | Billable Utilization Rate >85% · Time-to-Deploy · CSAT & Delivery SLA (giữ nguyên KPI hiện có) | Biên gộp Pod ~46,8% ở ACV $16k (giả định COGS $8,5k — chốt lại sau Gate W8) — mọi mục tiêu margin mới phải đặt CAO HƠN mức này mới có ý nghĩa. |
04 · Bộ Kịch Bản SOP Thao Tác Chuẩn Hóa Theo Phòng Ban
Từng phòng ban có thể sao chép nhanh toàn bộ kế hoạch hành động chi tiết.
Áp dụng cho Marketing Lead để đảm bảo 28 bài viết IMC xuất bản đúng hẹn 100%.
Áp dụng cho Đội Sales SDR/AE. Hạn ngạch chấm FAIL hôm nay = Giai đoạn 1: < 3 outreach tay/ngày = FAIL. Mốc 100 leads/ngày là Giai đoạn 2, chưa có hiệu lực chừng nào Serper key $50 còn TRỐNG.
Áp dụng cho Account Manager / Customer Success để đảm bảo SLA 2h và giữ chân khách.
Áp dụng cho Solution Architect & Dev Squad Lead để giữ vững tiêu chuẩn kỹ thuật đỉnh cao.
Kiêm nhiệm bởi SDR#1 (vai AE). Ranh giới: SDR bán cuộc hẹn — Presales bán phương án và chịu trách nhiệm scope.
Kiêm nhiệm bởi Solution Architect. D0 (Access Readiness), D3 và D5 là 3 cổng chặn có hậu quả định sẵn, không chỉ là thông báo: trượt D0 → chưa đủ Access Checklist 4/4 thì KHÔNG khởi động D1, dời sang slot kế tiếp, phí giữ nguyên (D0 là cổng DUY NHẤT được phép dời lịch); trượt D3 → cắt scope lần 2, giữ nguyên ngày D5 (gia hạn ≤2 ngày chỉ anh Minh duyệt, tối đa 1 lần/hợp đồng); trượt D5 → không chào Pod, bàn giao 100% mã nguồn + tài liệu, nâng khấu trừ lên 100% phí Bootcamp thành credit 90 ngày, khách từ chối credit thì hoàn tiền mặt 50% ($1,250) do anh Minh quyết trong ≤48h. Sau khi D1 đã khởi động thì deadline D5 là bất di bất dịch. Người quyết duy nhất ở cả 3 cổng là anh Minh (CSMO); Presales là người thông báo khách.
05 · Tiêu Chí Nghiệm Thu & Kỷ Luật Vận Hành Cuối Ngày
Áp dụng cho toàn thể 6 vai trò để duy trì sự liên tục và kỷ luật dữ liệu cao nhất.
GĐ1 (đang chạy): ≥3 outreach Wave-1 gửi tay trong ngày, cộng dồn tới 17/17 ACTIVE. GĐ2 (sau khi có Serper key $50): 40 LinkedIn touch thủ công + 60 Email = 100 leads/ngày. Chấm FAIL theo đúng giai đoạn đang mở, không chấm chéo.
Marketing hoàn tất bài viết theo đúng Lịch IMC 28 bài / 28 ngày đăng (Tab 07) trước 12:00 trưa.
100% tin nhắn InMail, Email và Slack được phản hồi trong ngày (SLA ≤15m US Overlap).
Mọi cuộc gọi Discovery phát sinh trong ngày phải có SOW Pilot trên ERP Pricing trong 24h.
Đóng tất cả subtask hoàn thành và cập nhật pipeline trên ERP trước 17:30.