CROSS-FUNCTIONAL OPERATIONS & ERP TASK DISPATCH CENTER

Trung Tâm Giao Việc & Vận Hành Đa Phòng Ban ERP CTC

Kết nối đồng bộ toàn bộ Sales Plan 1 vào hệ sinh thái công nghệ sẵn có của Smart Tech CTC: Phân định rõ trách nhiệm, quy chuẩn hành động (Action Items) và đường dẫn thao tác trực tiếp trên ERP CTC Platform cho 6 vai trò: Marketing (Demand Gen) · Sales (Outbound ≥100 Leads) · ⚡ Presales/AE (Discovery → SOW) · 🚀 FDE (Bootcamp Mũi giáo) · Dev (Delivery) · CSKH (Account Success). Hai vai trò Presales & FDE ở giai đoạn này là kiêm nhiệm (0 đồng ngân sách mới): Presales do SDR#1 đảm nhận vai AE, FDE do Solution Architect nội bộ đảm nhận — tuyển chuyên trách sau mốc $30k MRR.

≥100 Leads / NgàySALES OUTBOUND (BATCH 50 SÁNG + 50 CHIỀU)

20 Bài Viết IMCMARKETING THEO MA TRẬN PHỄU 3 TẦNG

SLA 2h Recap & DPACSKH TIẾP QUẢN & ONBOARDING KHÁCH HÀNG

Bootcamp 5D · Pilot 2–4WFDE MŨI GIÁO & DEV THÂN GIÁO BÀN GIAO

00 · Hệ Sinh Thái Công Cụ Sẵn Có Trên ERP Smart Tech CTC

Bản Đồ Kết Nối Các Module ERP Với Từng Bộ Phận Vận Hành

Nhân sự thuộc bất kỳ bộ phận nào đều có thể truy cập nhanh vào công cụ làm việc tương ứng chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC & TIẾN ĐỘ LIVE

ERP Tasks & Subtasks ↗

Quản lý danh sách nhiệm vụ hàng ngày, phân công theo nhân sự (Nam, Linh, Tùng, Minh), theo dõi checklist con và hạn chót (Due Date).

👉 Dùng cho: Cả 6 vai trò (Marketing, Sales, Presales/AE, FDE, Dev, CSKH)

SOURCING & ENRICHMENT ZERO-COST

LinkedIn Finder & Sổ Cái Dedup ↗

Tự động tra cứu LinkedIn profile bằng SearXNG (⚠️ đã kết luận ngõ cụt — chờ Serper key $50), chấm điểm tự động, lưu SQLite `ledger.db` chống trùng và push thẳng sang HubSpot.

👉 Dùng cho: Đội ngũ Sales / SDRs (Batch 100 Leads/Ngày)

QUẢN LÝ PIPELINE & DEAL HUBSPOT SYNC

ERP CRM & Contacts Pipeline ↗

Theo dõi từng deal qua 7 tầng phễu chuyển đổi: Sourcing → InMail → Discovery Call → Scoping → Paid Pilot → Retainer.

👉 Dùng cho: Sales (AE), CSKH và Ban Giám Đốc

BÁO GIÁ & SOW ONLINE MỚI NÂNG CẤP

ERP Pricing & SOW Generator ↗

Tạo báo giá gói Retainer ($6k–$25k theo gói (chuẩn $15k–$22k)), Bootcamp 5 ngày ($1.5k–$3k) và Paid Pilot ($2k–$5k). Hỗ trợ tính năng Chia sẻ báo giá cho nhiều nhân sự cùng duyệt trước khi gửi khách.

👉 Dùng cho: Presales/AE, Solution Architect, Sales Leader & Kế toán

BOT THÔNG BÁO & AI GATEWAY CLAUDE OPUS 5

Telegram MingBot & AI Gateway ↗

Hệ thống bot tự động nhắc việc quá hạn, cảnh báo deal nguội, báo cáo tổng kết 17:30 và hỗ trợ trả lời kỹ thuật qua AI Gateway trung tâm.

👉 Dùng cho: Toàn bộ team & Giám sát điều hành

PROTOTYPING & ASSETS LIVE DEMO

Live Demo Apps & AI Studio ↗

Môi trường demo sản phẩm thực tế (Tiny Experiments Companion App) và AI Studio để dev nhanh POC trong 24h.

👉 Dùng cho: Dev Squad & Solution Architect

01 · Sơ đồ Vận hành Phối hợp Đa Phòng Ban

Luồng Phối Hợp Nhịp Nhàng Giữa 6 Vai Trò Trên Nền Tảng ERP CTC

Từ lúc Marketing phát tín hiệu nội dung, Sales outbound, Presales chủ trì Discovery & Fit Check, FDE cắm chốt Bootcamp 5 ngày, Dev delivery cho đến CSKH tiếp quản bảo mật và giữ chân đối tác.

02 · Trung Tâm Giao Việc & Checklist Nhiệm Vụ 6 Vai Trò

Action Items Chi Tiết Gắn Liền Với Hệ Thống ERP CTC

Tiến độ: 0%

LỌC PHÒNG BAN:

03 · Ma Trận Phối Hợp & Điểm Hợp Lưu RACI (6 Vai Trò)

Phân Định Trách Nhiệm Rõ Ràng Qua 5 Giai Đoạn Chuyển Đổi

R = Responsible (Thực hiện chính) · A = Accountable (Chịu trách nhiệm cuối) · C = Consulted (Tư vấn chuyên môn) · I = Informed (Nhận thông tin).

Giai Đoạn Phễu / Hoạt Động	📣 Marketing	💼 Sales (SDR)	⚡ Presales / AE	🚀 FDE	🛠️ Dev & Architect	🤝 CSKH / Success	Công Cụ ERP Phục Vụ
1. Sourcing & Demand Generation 20 Bài IMC + Enrich 100 Leads	R (Thực hiện)	A (Chịu trách nhiệm 100 lead)	I (Nắm SQL sắp về)	—	C (Cung cấp tech insight)	I (Nắm danh mục target)	`linkedin.smarttechctc.io` · `ERP /tasks`
2. Outbound 5 Chạm & Video Loom Batch 50 sáng + 50 chiều	C (Cung cấp template)	R / A (Bắn 100 leads/ngày)	C (Battlecard + Chạm 4.5 Bootcamp)	—	I (Sẵn sàng hỗ trợ demo)	I (Theo dõi replies nóng)	`Tab 03 Playbook` · `Cal.com 30min`
3. Discovery Call 30m & Scoping Live Demo Repo + BANT	I (Lấy feedback bổ sung)	R (Đặt lịch — dừng ở đây)	R / A (Chủ trì call · BANT · Fit Check)	C (Ước lượng scope kỹ thuật)	R (Demo live repo)	C (Chuẩn bị hồ sơ pháp lý)	`Tab 09 Case Study` · `ERP /pricing`
4. Post-Call → Bootcamp/Pilot & Ký SOW Recap · Bootcamp $1.5k–$3k / Pilot $2k–$5k · DPA	I (Ghi nhận deal nóng)	I (Theo dõi pipeline)	R / A (Sở hữu SOW ≤48h · chịu trách nhiệm scope)	R (Bootcamp D1–D5 Path B · Prototype + ROI)	R (Soạn spec kỹ thuật)	R (Gửi Recap + DPA ký)	`ERP /pricing (Multi-share)` · `ERP /crm`
5. Kickoff Sprint & Khấu Trừ Retainer Overlap 3–5h, CI/CD, Scale Pod	R (Sản xuất Case Study)	C (Mở rộng quy mô Pod)	C (Upsell gói tiếp theo)	C (Bàn giao context cho Pod · đóng gói Accelerator)	R / A (Deliver sprint code)	R (Onboarding & Referral)	`ERP /tasks` · `Slack Shared Channel`

03.5 · Kế Hoạch & Workflow 2 Vị Trí Mũi Giáo: ⚡ Presales/AE & 🚀 FDE

Ranh Giới Bàn Giao: SDR bán cuộc hẹn → Presales bán phương án → FDE chứng minh bằng prototype → Pod delivery

Nguyên tắc tài chính: cả 2 vị trí là kiêm nhiệm, 0 đồng ngân sách mới (Presales = SDR#1 lên vai AE · FDE = Solution Architect nội bộ). FDE là chi phí bán hàng (S&M), không phải delivery (COGS) — nhầm hai loại này là cách nhanh nhất đốt Dev nội bộ vào demo không ai trả tiền. Tuyển chuyên trách: Presales sau ≥2 Retainer (~$30k MRR), FDE sau Retainer thứ 3.

⚡ PRESALES / AE — BÁN PHƯƠNG ÁN

Mục tiêu: ≥8 Discovery Call → ≥3 Hợp đồng trả phí trong 12 tuần

Sở hữu điểm BANT chính thức — người đầu tiên chịu hậu quả nếu scope sai
Chủ trì Discovery Call 30m + chạy Cổng 5 Use-case Fit Check (Tab 04)
Viết SOW trên ERP /pricing — gửi trong ≤48h sau call
Gác cổng FDE: chỉ kéo FDE vào khi lead đạt BANT ≥75đ (Hot SQL) — không bao giờ trước Discovery Call
Multi-thread sang CTO/VP Eng (danh mục chỉ có 3 CTO/100 — chủ động tìm thêm)
Xử lý objection cấp giá / bảo mật / múi giờ theo SLA Tab 03
Cập nhật 7 tầng phễu CRM mỗi ngày trước 17:30

KPI: Call→Deal ≥25% (ngưỡng FAIL; mục tiêu phễu 3/8 = 37,5%) · SOW ≤48h = 100% · % objection trả lời đúng SLA · 0 deal chết vì không follow-up

🚀 FDE — FORWARD DEPLOYED ENGINEER (MŨI GIÁO)

Mục tiêu: Mỗi POC bỏ ra phải đổi được 1 chữ ký

Demo live repo trong Discovery Call (phối hợp Dev)
Chạy Bootcamp 5 ngày khi đã thu phí 100% — checklist D1–D5 ở Mục 02
Ước lượng scope kỹ thuật cho SOW của Presales
Trả lời câu hỏi kỹ thuật của CTO trong ≤24h
Đóng gói code sau mỗi Bootcamp/Pilot thành starter kit — chỉ khi rảnh, không phải KPI
Trần công suất cứng: ≤2 Bootcamp/tháng (không song song) · ≤10 FDE-ngày/tháng — tuần chạy Bootcamp phải có Dev backup trực SLA PR review

KPI: Bootcamp giao đúng 5 ngày (on-time, đếm được) · Số Accelerator sinh ra (đếm repo) · Time-to-first-prototype (giờ) · ≤20% quỹ thời gian Dev nội bộ cho presales

Bảng KPI Mũi Giáo / Thân Giáo — 2 Động Cơ, 2 Thước Đo Riêng

Nhóm động cơ	Vai trò	KPI	Lưu ý đo lường
🗡️ MŨI GIÁO Presales + FDE / Bootcamp	⚡ Presales · 🚀 FDE	POC-to-Contract Win Rate (mục tiêu tham chiếu >60%) · Số Bootcamp giao đúng 5 ngày · Số Accelerator tái sử dụng được tạo ra	Mẫu quý đầu <10 deal → đếm số tuyệt đối, không dùng tỷ lệ % làm KPI thưởng phạt (sai số 1 deal = nhảy 25 điểm %). Hiệu chỉnh ngưỡng sau Gate W8.
🛡️ THÂN GIÁO Pod / Retainer hiện có	🛠️ Dev Pod · 🤝 CSKH	Billable Utilization Rate >85% · Time-to-Deploy · CSAT & Delivery SLA (giữ nguyên KPI hiện có)	Biên gộp Pod ~43% ở $15k (giả định COGS $8,5k — chốt lại sau Gate W8) — mọi mục tiêu margin mới phải đặt CAO HƠN mức này mới có ý nghĩa.

04 · Bộ Kịch Bản SOP Thao Tác Chuẩn Hóa Theo Phòng Ban

Mẫu Kịch Bản Chuẩn Sẵn Sàng Copy Để Dán Vào ERP / Tasks Hoặc Telegram

Từng phòng ban có thể sao chép nhanh toàn bộ kế hoạch hành động chi tiết.

SOP 1 · MARKETING DAILY DISPATCH

Áp dụng cho Marketing Lead để đảm bảo 20 bài viết IMC xuất bản đúng hẹn 100%.

SOP 2 · SALES DAILY DISPATCH (≥100 LEADS)

Áp dụng cho Đôi Sales SDR/AE. Hạn ngạch bắt buộc: nếu < 100 leads = FAIL ngày.

SOP 3 · CSKH & ACCOUNT SUCCESS DISPATCH

Áp dụng cho Account Manager / Customer Success để đảm bảo SLA 2h và giữ chân khách.

SOP 4 · DEV & TECH SQUAD DISPATCH

Áp dụng cho Solution Architect & Dev Squad Lead để giữ vững tiêu chuẩn kỹ thuật đỉnh cao.

SOP 5 · PRESALES / AE DISPATCH (MỖI SQL / MỖI NGÀY)

Kiêm nhiệm bởi SDR#1 (vai AE). Ranh giới: SDR bán cuộc hẹn — Presales bán phương án và chịu trách nhiệm scope.

SOP 6 · FDE BOOTCAMP 5 NGÀY (D1–D5)

Kiêm nhiệm bởi Solution Architect. D3 và D5 là 2 cổng chặn — trượt cổng nào Presales phải thông báo khách ngay hôm đó.

05 · Tiêu Chí Nghiệm Thu & Kỷ Luật Vận Hành Cuối Ngày

5 Tiêu Chuẩn "Zero Backlog" Bắt Buộc Trước Khi Rời Bàn Làm Việc

Áp dụng cho toàn thể 6 vai trò để duy trì sự liên tục và kỷ luật dữ liệu cao nhất.

1. ≥100 LEADS / NGÀY

Sales hoàn thành đủ 40 LinkedIn + 60 Email touches (FAIL nếu thiếu dù chỉ 1 lead).

2. 100% BÀI IMC ĐÃ ĐĂNG

Marketing hoàn tất bài viết theo đúng lịch tháng 20 ngày trước 12:00 trưa.

3. ZERO UNREAD INBOX

100% tin nhắn InMail, Email và Slack được phản hồi trong ngày (SLA ≤15m US Overlap).

4. SCOPE SLA 24H NỘI BỘ (KHÁCH: 48H)

Mọi cuộc gọi Discovery phát sinh trong ngày phải có SOW Pilot trên ERP Pricing trong 24h.

5. 100% CRM & TASK SYNCED

Đóng tất cả subtask hoàn thành và cập nhật pipeline trên ERP trước 17:30.